Cyfrowy mózg targów Flotte! der Branchentreff

Stanęliśmy przed ambitnym wyzwaniem: stworzyć w pełni dedykowany, skalowalny system wspierający organizację i obsługę targów motoryzacyjnych Flotte! der Branchentreff. Projekt nazwany roboczo DBT miał nie tylko zastąpić klasyczne narzędzia dostępne na rynku organizacji targów branżowych, ale stać się kompletnym, zintegrowanym środowiskiem cyfrowym – od planowania i sprzedaży, przez obsługę wystawców i gości, aż po rozliczenia i analizy po wydarzeniu.

W przeciwieństwie do wielu istniejących rozwiązań eventowych, DBT nie jest platformą do sprzedaży biletów. To rozbudowany system aplikacji webowych i mobilnych oraz komponentów sprzętowych, tworzony w ścisłej współpracy z zespołem klienta, bazujący na ponad 10-letnim doświadczeniu organizatorów i know-how liderów projektu.

System DBT został przemyślany jako zestaw ściśle powiązanych narzędzi – to cyfrowa infrastruktura zaprojektowana z myślą o każdym uczestniku wydarzenia. Zakres projektu obejmował elementy:

Umożliwia zakup wejściówek dla gości oraz rejestrację wystawców – z podziałem na różne typy uczestnictwa.

Zaawansowany konfigurator online pozwala wystawcom złożyć spersonalizowane zamówienie – określić metraż, rodzaj wyposażenia (np. stoliki, meble, drukarki, miejsce na napoje), liczbę pracowników, gości i zaplecze techniczne. Całość działa w oparciu o formularz z inteligentnym filtrowaniem i wyszukiwaniem opcji.

Panel umożliwia wystawcom zarządzanie danymi dotyczącymi stoiska, dodawania pracowników, przekazywania zaproszeń oraz obecnością gości.

W aplikacji goście mogą między innymi:

• zaplanować dojazd (smart routing) na podstawie parametrów (np. kod pocztowy, liczba pojazdów),
• dodać listę gości i zaproszonych osób,
• umawiać spotkania z wystawcami i innymi gośćmi,
• przejść pełny proces rejestracji online.

Stworzyliśmy zaawansowany moduł, który miał zautomatyzować proces wejścia uczestnika na wydarzenie. Specjalne bramki oraz urządzenia umożliwiały samodzielny check-in uczestników i druk identyfikatorów na miejscu, a sam system działał niemal całkowicie automatycznie – jedynym manualnym krokiem było zeskanowanie kodu QR z e-maila.

Najbardziej złożony komponent systemu, pozwalający na grupowanie, filtrowanie i zarządzanie danymi o targach:

• uczestnikach
• stoiskach,
• harmonogramach,
• dokumentacji.

System stworzony był w oparciu o lata doświadczeń i konkretne potrzeby organizatorów, dlatego wiele elementów było konfigurowanych „na żywo”, podczas współpracy.

Skupieni na celu - stworzeniu kompletnego rozwiązania całej problematyki organizacji targów, przystąpiliśmy do realizacji projektu.

Rozpoczęliśmy od zebrania i uporządkowania wiedzy zebranej przez lata przez zespół DBT. W pierwszej fazie przeanalizowaliśmy istniejące rozwiązania, określiliśmy zależności pomiędzy poszczególnymi modułami i przygotowaliśmy szczegółowy backlog oraz mapy funkcjonalne.

Na tej podstawie zaprojektowaliśmy logikę systemu i przystąpiliśmy do kodowania. Prace przebiegały iteracyjnie – równolegle z rozwojem oprogramowania wprowadzaliśmy zmiany wynikające z bieżących potrzeb i doprecyzowań po stronie organizatorów. Przez cały czas pozostawaliśmy w bliskim kontakcie z zespołem klienta, co pozwoliło na szybkie reagowanie i dostosowanie funkcjonalności do realiów organizacyjnych targów.

DBT został dostarczony klientowi na czas i już podczas pierwszego wdrożenia pokazał swój potencjał wykraczający poza jednorazowe użycie. System znacznie usprawnił organizację wydarzenia, eliminując wcześniejsze, czasochłonne metody (faksy, e-maile, arkusze). Dzięki pełnej automatyzacji i naciskowi na cyfrową dostępność, zarówno goście, jak i wystawcy zyskali nowoczesne, wygodne narzędzia do udziału w targach.

Co ważne – DBT nie jest rozwiązaniem zamkniętym. To produkt gotowy do wdrożenia u innych organizatorów wydarzeń branżowych, oferujący kompleksowe wsparcie na każdym etapie — od planowania po rozliczenie.